1. PREFAZIONE


COSA SI INTENDE PER SCADENZARIO

Lo "Scadenzario" è la procedura di gestione delle scadenze relative ai crediti e/o ai  debiti di un’azienda. Permette di conoscere ad una determinata data chi deve essere pagato un debito oppure da chi può essere riscosso un credito.

È così possibile far fronte agli impegni e agli obblighi senza paura di dimenticanze, così come è possibile tenere sotto controllo i crediti ed esigerne il pagamento in caso di ritardi o inadempienze

VisualGest opportunamente configurato attraverso, permette una gestione accurata dello scadenzario.

COSA SONO LE PARTITE APERTE

Per Partite Aperte si intende la gestione dei movimenti di Clienti e Fornitori (Fatture, Crediti e Incassi e/o Debiti e Pagamenti) non in ordine cronologico, come previsto fiscalmente, ma in ordine di partita ovvero una nuova “chiave”, la Partita, che normalmente coincide con il numero della fattura.

LO SCADENZARIO DI VISUALGEST

Anche in VisualGest lo scadenzario prevede una netta distinzione tra la gestione dei crediti verso i clienti e dei debiti verso i fornitori.

La particolarità dello scadenzario VisualGest sta nel fatto che le operazioni che lo riguardano vengono gestite in maniera automatica e trasparente.

Contestualmente all’introduzione di movimenti contabili, facilitati dalla configurazione di causali e automatismi, con pochi clic del mouse vengono eseguite anche le operazioni che permettono di gestire lo scadenzario e  ottenere le necessarie stampe di verifica.



2.PRESENTAZIONE di VisualGest

La presentazione del programma VisualGest si trova al punto 1. del manuale di configurazione


3. MODALITA' OPERATIVE


Le modalità operative di VisualGest sono comuni a tutti i moduli e sono spiegate si trova al punto 3. del manuale di configurazione



4. CONFIGURAZIONE

4.1 CAUSALI CONTABILI


Lo scadenzario in VisualGest si attiva nella specifica scheda delle causali di contabilità raggiungibile dal menu operativo: Archivi > Contabilità > Causali. La finestra che appare è simile alla seguente immagine:



La maschera prevede opzioni e controlli che forniscono al programma le informazioni necessarie al "comportamento"  della causale relativamente alla gestione dello scadenzario e delle partite aperte.

E’ innanzitutto necessario attivare le causali delle Fatture (Clienti e/o  Fornitore) considerato che l'origine della "partita” dipende da questi documenti.

Poi è necessario attivare le causali relative a ogni tipologia di pagamento per la rilevazione dei crediti e/o dei debiti (Rimessa diretta, Ricevuta Bancaria, Bonifico, ecc.). Infine, bisogna attivare le causali dei veri e propri incassi e/o pagamenti (Incasso Rimessa diretta, Incasso Bonifico, Pagamento Rimessa Diretta, Pagamento Effetti, ecc. ).

Nel caso di gestione di effetti clienti è necessario attivare anche le causali di eventuali insoluti e dei relativi incassi.

Esaminiamo con cura le singole voci di questa scheda nella tabella che segue:

Gruppo/Campo
Campo Descrizione
Scadenzario
 o No
o Cliente
o Fornitore

L'opzione:

  • "No" esclude la causale dallo scadenzario. Scelta idonea per tutte le causali IVA (es. Autofatture) o Dare/Avere (es. Giro-conti, Operazioni fine anno, ecc.) che non interessano lo Scadenzario;
  • "Cliente" classifica la causale nello scadenzario clienti;
  • "Fornitore" classifica la causale nello scadenzario fornitori.

Apre partita

Spuntando questa casella di controllo la causale viene utilizzata per aprire una partita.
Andrà spuntata solo per le causali delle Fatture Clienti e/o Fatture Fornitori.

No Contabilità

Spuntando questa casella di controllo la causale apparirà esclusivamente nello scadenzario e non in contabilità ovvero non comparirà in nessuna stampa di contabilità ((Registri IVA, Partitari, Libro giornale). Va attivata per le causali relative alla rilevazione di Crediti (Bonifici o Rimesse dirette Clienti) e/o alla rilevazione di Debiti.
Insoluto

Spuntare questa casella di controllo per le causali relative agli insoluti (su ricevute bancarie dei clienti) e del loro successivo incasso. Gli importi registrati con queste causali appariranno anche nella colonna "Insoluto" della stampa delle Partite Aperte.
Partitario

Gli importi registrati con le causali con questa casella di controllo spuntata appariranno anche nella stampa delle Partite Aperte nelle colonne e nelle modalità impostate con le scelte dei campi del gruppo "Partitario" di seguito riportato.

Scadenzario
Gli importi registrati con le causali con questa casella di controllo spuntata appariranno anche nella stampa dello Scadenzario.
Partitario
Come anticipato per la casella di controllo "Partitario" sopra descritta, con questo gruppo di campi si determinano le modalità e le colonne sulle quali appariranno gli importi sulla stampa delle Partite aperte,

Importo Spuntando questa casella l'importo del movimento apparirà anche nella colonna importo.

Invertito

Spuntando questa casella l'importo del movimento apparirà anche nella colonna importo (e nello scadenzario) con il segno invertito.

Scelta idonea agli effettivi incassi o pagamenti in quanto gli importi si trovano nella stessa posizione (Dare o Avere) della rilevazione del Credito o Debito e devono essere invertiti in fase di stampa per chiudere le partite e le scadenze

o Ricevuta Bancaria
o Rimessa Diretta
o Solo Importo
 Con queste opzioni si determina se gli importi registrati con la causale appariranno nella stampa delle Partite aperte, nella colonna Ricevuta Bancaria o Rimessa Diretta oppure in nessuna delle due (Solo importo).
Posizione Importo
 o Nessuno
o Dare
o Avere

Con queste opzioni si determina se gli importi registrati con la causale verranno "prelevati" dal Dare o dall'Avere o non considerato (Nessuno)


Seguono gli schemi di come impostare normalmente le causali:


Partite Aperte e Scadenzario Clienti:



 Scadenzario
Partitario Posizione Importo
Causale No Cliente Fornit. Apre partita No Contab. Insoluto Partit. Scad.
 Importo Invertito Ric. Banc. Rim. Diretta Solo Importo Ness. Dare Avere
Fattura Cliente
Nota Credito Cliente
Rilevaz. Credito (Rim.Dir. o Bonifici)
Incasso Credito (Rim.Dir. o Bonifici)
Emissione Effetti Clienti
Insoluto Cliente
Incasso Insoluto Cliente
Incasso Diretto Cliente
Pagamento Nota Credito Cliente



Partite Aperte e Scadenzario Fornitori:




 Scadenzario
Partitario Posizione Importo
Causale No Cliente Fornit. Apre partita No Contab. Insoluto Partit. Scad.
 Importo Invertito Ric. Banc. Rim. Diretta Solo Importo Ness. Dare Avere
Fattura Fornitore
Nota Credito Fornitore
Rilevaz. Debito
Pagamento Debito Fornitore
Pagamento Diretto Fornitore
Incasso Nota Credito Fornitore



4.2 PAGAMENTI


Le rilevazioni dei crediti e dei debiti, la registrazione di un incasso e un pagamento diretto così come le emissioni di ricevute bancarie attive, sono collegate ai codici di pagamento presenti nell'anagrafica del Cliente e del Fornitore del quale stiamo inserendo o registrando la fattura.

È quindi necessario collegare ogni pagamento alla corrispondente causale contabile automatizzata per lo scadenzario.


Si accede ai pagamenti dal Menu operativo: Archivi - Fatturazione > Pagamenti come già analizzata al punto  4.8. PAGAMENTI  del Manuale di configurazione al quale si prega di fare riferimento .


I campi che collegano il pagamento allo scadenzario e alla contabilità sono evidenziati nella seguente immagine:







Sul campo "Cod. causale contabile" va indicato il corrispondente codice della causale contabile precedentemente automatizzata per la gestione dello scadenzario.

Va indicata la stessa causale su tutti i pagamenti della stessa tipologia. Per esempio, se per la rilevazione dei bonifici dei clienti è stata codificata la causale nr. 50, su tutti i pagamenti Bonifico Cliente (a vista, 30 gg, 60 gg, ecc.)  va indicato il codice 50.

È quindi necessario codificare pagamenti distinti per i Clienti e per i Fornitori in quanto sono diverse le causali contabili che riguardano i clienti da quelle che riguardano i fornitori. Per esempio, si potrebbero utilizzare i primi 100 codici pagamento per i clienti e dal 101 in poi per i fornitori.

Sul campo "S/C. partita contabile" va indicato il codice del sotto-conto dell'eventuale contropartita contabile.

Per esempio, nel caso di Ricevute bancarie clienti, il codice del portafoglio effetti attivo. Oppure nel caso di incassi o pagamenti diretti il codice della cassa o della banca.





5. INTRODUZIONE MOVIMENTI


Come anticipato nella prefazione di questa guida, l'introduzione dei movimenti che riguardano lo scadenzario avviene contestualmente alla registrazione della contabilità: in maniera indiretta, attraverso la fatturazione (per i clienti e lo scadenzario crediti), o direttamente dall'introduzione dei  movimenti contabili (per le fatture fornitori e lo scadenzario debiti).

In entrambi i casi la partita viene aperta dalla fattura (cliente o fornitore) mentre le scadenze sono determinate dal codice pagamento presente sull'anagrafica del cliente e del fornitore.



5.1. INTRODUZIONE FATTURE


Con questa operazione, accessibile:

  • dal Menu Operativo: Operatività – Introduzione > Fatturazione > Fatture / note d'accredito.
  • oppure, più semplicemente, con il pulsante  presente sulla barra.

Il pagamento indicato nell’anagrafica del cliente viene proposto nella maschera di introduzione con possibilità di variazione. Importi e date delle scadenze possono essere variati anche nella scheda "Modifica scadenze"

Stampando o confermando la fattura, verranno generati due movimenti contabili, il primo relativo all’emissione della fattura con l'apertura della partita e il secondo relativo alle scadenze con l'emissione delle ricevute bancarie, la rilevazione del credito oppure dell'incasso diretto.

Per maggiori informazioni sulle modalità di introduzione delle fatture si prega di consultare il punto 5.1 INTRODUZIONE FATTURE del manuale della fatturazione  .


5.2. MOVIMENTI CONTABILI

Con questa operazione, normalmente utilizzata per i fornitori, la "Partita" viene aperta direttamente dalla contabilità.

Si accede:

  • dal Menu Operativo: Operatività – Introduzione > Contabilità > Movimenti contabili
  • oppure, più semplicemente, con il pulsante  presente sulla barra.

Inserendo i codici di causali relative alle fatture, sulla maschera che appare, come evidenziato nell'immagine che segue,

vengono interessati:

(1) La "Data registrazione" viene automaticamente proposta anche sulla "Data documento" e sulla "Data partita".

  • Cambiando la "Data documento" la stessa viene automaticamente proposta anche sulla "Data partita".
  • Tranne casi particolari (per es. le Note di credito), le due date (Documento e Partita) coincidono in quanto riguardano la data della fattura.

Questa data è molto importante in quanto componente fondamentale della "chiave" che identifica la "Partita"

(2) Indicando il codice dell'Anagrafica, sul piede della maschera viene visualizzato il pagamento collegato. Se quanto memorizzato nell'anagrafica deve essere variato si può entrare nell'anagrafica con il pulsante .

(3) Sui campi "Numero partita " e "Tipo partita" tranne casi particolari (per es. le Note di credito), vanno indicati il numero (e l'eventuale lettera=tipo) della fattura.

Questo numero è molto importante in quanto componente fondamentale della "chiave" che identifica la "Partita"


(4) Per l'apertura della partita, tranne casi particolari (per es. le Note di credito), la "Data scadenza" è ininfluente in quanto sono importanti le date di scadenza dei debiti (o dei crediti) calcolate e indicate sul movimento successivo.

Confermando il movimento relativo alla fattura (che aprirà la partita), sulla base di quanto collegato al pagamento indicato sull'anagrafica del fornitore, viene automaticamente proposto il movimento della rilevazione delle scadenze (bonifici, ricevute bancarie, ...) o del pagamento diretto (contanti, assegni, carte di pagamento, RID, ...) con possibilità di variare gli importi e/o le date di scadenza.

Sulla maschera che appare, come evidenziato nell'immagine che segue,

vengono interessati:

(1) La "Causale" proposta è quella collegata al codice pagamento del fornitore e può essere cambiata facendo attenzione alla risposta della finestra di dialogo che appare, come nella seguente immagine,

che deve essere per non perdere quanto inserito nelle righe del movimento.


(2) I campi: "Numero partita", l'eventuale "Tipo partita" e "Data partita" vengono ereditati dal movimento precedente mentre la "Data scadenza" o le date di scadenza, in caso di pagamento a rate, vengono calcolate come impostato sugli automatismi del pagamento.

Eventuali variazioni non vanno apportate sulla testata del movimento bensì direttamente sulle righe.

È importante ricordare che la "chiave" della scadenza è composta dai campi "Numero Partita", "Tipo Partita" (eventuale), "Data Partita" e "Data Scadenza" e che per lo scadenzario una scadenza risulterà chiusa esclusivamente se il suo pagamento riporterà esattamente la stessa, identica, chiave utilizzata per la sua rilevazione.  


(3) I movimenti di rilevazione dei debiti (o dei crediti) non avendo contropartita, presentano una "squadratura" sul piede della maschera di introduzione. Questo non deve destare preoccupazione in quanto essendo relativi a causali che non interessano la contabilità, ma solo lo scadenzario, questa "squadratura" è ininfluente per il bilancio e non viene quindi rilevata al momento della conferma.



Se non è stata installata la gestione della fatturazione è possibile utilizzare l'introduzione dei movimenti contabili anche per le fatture dei clienti e dei pagamenti a essi collegati.

Per maggiori informazioni sulle modalità di introduzione dei movimenti contabili si prega di consultare il punto 5.1 INTRODUZIONE MOVIMENTI CONTABILI del manuale della contabilità .



5.3 INCASSI E PAGAMENTI

Le registrazioni dei movimenti relativi agli incassi e ai pagamenti si effettuano utilizzando le causali opportunamente configurate per lo scadenzario.

Per facilitare la ricerca e l'inserimento di date e importi e riportare correttamente la "chiave" che identifica la scadenza, una volta inserito il codice del cliente (in Avere) o del fornitore (in Dare) va cliccato il pulsante che si trova sul piede della maschera, nel gruppo di pulsanti relativo alle "Opzioni Riga".

Appare una maschera simile alla seguente immagine:




Gli intervalli di date proposti sono legati al giorno in cui si effettua la richiesta.

Il codice anagrafica e la sua appartenenza al "Tipo scadenze" è quello appena indicato nella maschera di introduzione.

Il campo "Gruppo" è utile per filtrare più anagrafiche classificate con lo stesso gruppo (per esempio per distingue i pagamenti richiesti su due banche diverse.)

Cliccando su appare una maschera con la lista delle scadenze corrispondenti agli intervalli indicati come riportato nella seguente immagine:



La selezione delle scadenze che interessano deve essere fatta esclusivamente utilizzando la tastiera, spostandosi con le frecce in giù oppure in su per ritornare indietro e premendo la "barra spaziatrice" sulla scadenza evidenziata in azzurro.

A sinistra delle scadenze selezionate con la barra spaziatrice appare un asterisco "*" che può essere tolto riposizionandosi sulla scadenza, con una ulteriore pressione della barra spaziatrice.

Con il tasto o cliccando con il mouse sulla finestra, si ritorna alla maschera di introduzione con le righe che riportano tutte le scadenze selezionate con la barra spaziatrice (quelle con l'asterisco) come rappresentato graficamente nell'immagine che segue.





6. STAMPE


6.0 Oggetti comuni a tutte le maschere di stampa


Prima di analizzare le maschere delle varie stampe, è importante notare che su tutte le maschere di stampa sono presenti:

  • un riquadro con le opzioni "Tipo stampa" che come già visto nel paragrafo relativo alle "Opzioni stampa, a seconda dell'opzione selezionata  (Video o Stampante come icona stilizzata) cliccando sul tasto "Stampa" permette di visualizzare il report in anteprima oppure inviarlo alla stampante;

  •  i pulsanti e la cui spiegazione si trova al punto 6.1. Oggetti comuni a tutte le maschere di stampa del Manuale di configurazione.

 

6.1 STAMPA SCADENZARI

Le stampe relative alla gestione dello scadenzario si ottengono dal Menu Operativo: Stampe - Contabilità > Scadenzari come nella seguente immagine:






 La voce del menu relativa prevede 3 scelte:

  • Partite aperte
  • Situazione crediti-debiti
  • Clienti-Fornitori
che di seguito analizziamo dettagliatamente.


6.1.1 Partite aperte


Con questa scelta è possibile stampare l'elenco delle partite aperte.

Appare una maschera simile alla seguente immagine:



I campi permettono di filtrare/stampare i movimenti:

  • per un intervallo di "Codici anagrafica";
  • per un intervallo di "Date partita";
  • una "Data limite di scadenze";
  • se considerare "Solo partite aperte";
  • per un intervallo di "Codici agente";
  • per una o più "Codici causale" separate da virgola.

Si ottiene un report simili alla seguente immagine:







   

6.1.2 Situazione crediti-debiti


Questa scelta è simile a quella appena analizzata e si differenzia il fatto che vengono stampati solo i totali con tre livelli di raggruppamento.

Appare una maschera simile alla seguente immagine:




I campi permettono di filtrare/stampare i movimenti:
  • per un intervallo di "Codici anagrafica";
  • per un intervallo di "Date partita";
  • una "Data limite di scadenze";
  • per un intervallo di "Codici agente";
  • per una o più "Codici causale" separate da virgola;
  • per tre "Tipi di modulo".

Si ottiene un report simili alla seguente immagine:




7.1.3 Scadenze Clienti-Fornitori


Questa scelta permette di stampare l'elenco delle scadenze dei crediti o dei debiti.

Appare una maschera simile alla seguente immagine:



I campi permettono di filtrare/stampare i movimenti:


  • per un intervallo di "Date scadenza";
  • per un intervallo di "Date partita";
  • se considerare "Solo partite aperte";
  • per "Tipo scadenze" (Clienti o Fornitori)
  • per un intervallo di "Codici anagrafiche";
  • per un intervallo di "Codici agente";
  • per un determinato "Gruppo;
  • per una o più "Codici causale" separate da virgola;
  • se considerare solo "Rimesse dirette", solo "Ricevute bancarie" o entrambe le scelte;
  • se stampare in ordine di "data scadenza" oppure di "codice anagrafica".

Si ottiene un report simile alla seguente immagine:











COPYRIGHT:

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Ideazione e analisi: Roberto Cattelan (robycatt@gmail.com)
Realizzazione e sviluppo: Stefano Sartori (mr.stefanosartori@gmail.com)
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Questo documento è stato redatto da Roberto Cattelan per conto di Computer Help (info@comphelp.it) anche in base delle indicazioni di Stefano Sartori – © 2024.
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DISCLAIMER:


La dichiarazione di non responsabilità è comune a tutte le procedure e si trova nello specifico punto dei manuali VisualGest

CRONOLOGIA AGGIORNAMENTI:

La cronologia degli aggiornamenti è comune a tutte le procedure e si trova nello specifico punto dei manuali VisualGest