INDICAZIONI
PER LA CORRETTA EMISSIONE
DI UNA FATTURA ELETTRONICA
1. IMPOSTAZIONI E AUTOMATISMI
Per procedere alla creazione dei file XML da inviare al Sistema di Interscambio sono necessarie alcune integrazioni da operare sull’Anagrafica ditta, sulle eventuali Esenzione, sull’Anagrafica dei Clienti e sui Pagamenti.
1.1 ANAGRAFICA DITTA
È stata predisposta una scheda specifica con le integrazioni come spiegato al punto 4.24.2. Integrazioni Fatturazione Elettronica del manuale di configurazione al quale si prega eventualmente di fare riferimento
.1.2 CODICI ESENZIONE IVA
In caso di gestione di beni o
servizi senza applicazione dell'IVA è necessario classificare
correttamente i codici esenzioni come spiegato al punto 4.2.
ESENZIONI IVA del
manuale di configurazione al quale si prega eventualmente di fare
riferimento .
1.3 ANAGRAFICA DEI CLIENTI
Sull'anagrafica dei clienti è necessario controllare la correttezza della "Denominazione" o "Nome" e "Cognome" del cliente in quanto saranno i dati utilizzata nella creazione del file XML in luogo della "Ragione sociale" utilizzata per la contabilità e il magazzino.
Per maggiori informazioni si prega
di consultare il punto 4.17.1.
Scheda Indirizzo del manuale di configurazione .
È Inoltre necessario verificare
l'impostazione del "Codice univoco ufficio" per gli Enti oppure il
"Codice destinatario" per gli altri clienti come spiegato al punto 4.17.5.
Scheda Automatismi del
manuale di configurazione al quale si prega eventualmente di fare
riferimento
1.4 PAGAMENTI
Nella parte inferiore dei pagamenti è presente una sezione dedicata al collegamento di queste informazioni con le regole della fatturazione elettronica,
Per maggiori informazioni si prega di consultare il punto 4.8.
PAGAMENTI del manuale di configurazione al quale si prega
eventualmente di fare riferimento .
1.5 AUTOMATISMI FATTURAZIONE
Per semplificare l'introduzione delle fatture elettroniche conviene impostare nella scheda "Generale" degli "Automatismi della fatturazione" i campi che la riguardano.
Per maggiori informazioni si prega di consultare il punto 4.13.1. Scheda Generale del manuale di configurazione al quale si prega eventualmente di fare riferimento
.Se necessario creare e impostare delle causali specifiche si prega di consultare il punto 4.5. CAUSALI CONTABILI del manuale di configurazione al quale si prega eventualmente di fare riferimento
. 2. EMISSIONE DELLA FATTURA
L’emissione delle fatture si ottiene con le modalità descritte al punto 5.1. FATTURE nello specifico manuale della fatturazione.2.1 DATI GENERALI
La filosofia del procedimento non contempla logicamente la “lettura umana” delle informazioni e la struttura del sistema obbliga a integrare l’attuale modalità per riportare alcune informazioni relative, per esempio, al numero e alla data del documento di trasporto (D.d.T) nel caso di fattura differita, oppure al numero e alla data dell’Ordine di acquisto, al Codice Identificativo Gara, ecc.
2.1.2 Codici
jolly
Per non sconvolgere il programma di fatturazione
tradizionale, la compilazione dei campi relativi al blocco dei dati
generali, ove possibile, si ottiene con l'utilizzo di codici "Jolly" e
l'indicazione dei valori sulla descrizione dell'articolo con l'utilizzo
di eventuali separatori.
I codici Jolly possono essere preventivamente inseriti
come spiegato al punto 4.21.
ARTICOLI del manuale di configurazione al quale si prega
eventualmente di fare riferimento ..
Per esempio, per
inserire il dato con ID 2.1.1.11 e Tag XML <Causale> relativo alla "causale del documento" bisogna utilizzare il codice Jolly "CAU" e nella descrizione indicare il contenuto. A tal proposito,
essendo, in VisualGest, limitata a 60 caratteri la sua lunghezza,
compilare, eventualmente, una seconda riga della fattura sempre con il
codice jolly "CAU" e il resto della descrizione come
nell'immagine che segue:
Nel
caso di fattura differita, per quanto riguarda i riferimenti del
D.d.T., il programma ne intercetta automaticamente il numero e la data,
dal riferimento indicato nella descrizione sulle righe della fattura.
Tuttavia, in caso di mancanza del D.d.T., in alternativa, si può
utilizzare il codice Jolly di magazzino "DDT" nella descrizione del
quale va indicato il numero del DdT e la sua
data (nel formato GG/MM/AAAA), separati da una virgola.
Quindi, per
esempio, per indicare il DdT n. 125 del 6 giugno 2014, compilare la
prima riga della fattura come nell'immagine che segue:
Per emettere
fatture elettroniche alla Pubblica Amministrazione è necessario
indicare eventuali codici CUP e/o CIG la cui
valorizzazione è necessaria al fine di consentire un collegamento con
il processo di approvvigionamento e, di conseguenza, la possibile
dematerializzazione del ciclo passivo. Tali informazioni non sono
obbligatorie per la validità formale della fattura elettronica ma la
loro definizione nel rapporto contrattuale è fortemente consigliata in
quanto la loro valorizzazione è propedeutica alla dematerializzazione
del ciclo passivo delle amministrazioni oppure è richiesta dall’obbligo
di tranciabilità dei flussi finanziari. (Art.
3 e 6 della Legge 13 agosto 2010, n. 136 e art. 6 della Legge 17
dicembre 2010, n. 217 di conversione, con modificazioni, del
decreto-legge 12 novembre 2010, n. 187.)
Questi dati possono essere gestiti con la tecnica dei codici jolly di
magazzino come nella seguente tabella:
| Blocco di Dati | Oggetto | Codice Jolly |
|---|---|---|
| <DatiOrdineAcquisto> | Dati relativi all’ordine di acquisto dal quale scaturisce la cessione/prestazione oggetto del documento fattura. | DOA |
| <DatiContratto> | Dati relativi al contratto dal quale scaturisce la cessione/prestazione oggetto del documento fattura | DCT |
| <DatiConvenzione> | Dati relativi alla convenzione dalla quale scaturisce la cessione/prestazione oggetto del documento fattura | DCV |
| <DatiRicezione> | Dati relativi alla ricezione dei beni/servizi oggetto del documento fattura. | DRC |
Per ognuno di
questi "blocchi di dati" deve essere utilizzata una riga della
fattura con il codice jolly relativo al blocco stesso, indicando nella
descrizione della riga della fattura, il numero e la data (nel formato GG/MM/AAAA)
separati da virgola. In
mancanza della data indicare soltanto il numero.
Sulle righe
immediatamente successive a quella relativa al particolare tipo di
"blocco di dati", sempre con l'utilizzo di codici jolly, possono essere
indicati gli eventuali dati relativi ai codici CCC (Codice della Commessa o della
Convenzione), CUP
(Codice Unitario Progetto) e/o CIG
(Codice Identificativo Gara), come schematizzato nella seguente
tabella:
| Dato | Oggetto | Codice Jolly |
|---|---|---|
| <CodiceCommessaConvenzione> | Codice della Commessa o della Convenzione | CCC |
| <CodiceCUP> | Codice Unitario Progetto | CUP |
| <CodiceCIG>
|
Codice Identificativo Gara | CIG |
Attenzione: la procedura di controllo del Sistema d'interscambio considera questi tre dati come dipendenze dei "blocchi di dati" pertanto non può essere indicato il codice "CCC" o "CUP" o "CIG" orfano di un codice "Blocco di Dati".
Per esempio, per indicare i dati relativi all’ordine n. 14025C del 31 dicembre 2014 al quale è stato assegnato il CUP 18000010004 e il CIG Z5C0BF8D73 vanno utilizzate 3 righe, all’inizio della fattura, come nella seguente immagine:
Relativamente
ai <DatiGenerali> della fattura elettronica sono previsti anche
altri codici Jolly per i tag <DatiFattureCollegate> (Dati
relativi alla fattura alla quale si collega il documento in
oggetto) e <DatiSAL> (Dati relativi ai casi di fattura per
stato di avanzamento lavori) come nella seguente tabella:
| TAG XML |
Oggetto | Codice Jolly |
|---|---|---|
| <DatiFattureCollegate> | Dati relativi alla fattura alla quale si collega il documento in oggetto | DFC |
| <DatiSAL> | Dati
relativi ai casi di fattura per stato di avanzamento lavori (Numero della fase dello stato di avanzamento cui il documento si riferisce) |
SAL |
Per il codice Jolly DFC, utilizzare una riga all’inizio della fattura, indicando nella descrizione il numero del documento collegato e la sua data (nel formato GG/MM/AAAA) separati da una virgola.
Per il codice Jolly SAL, utilizzare una riga all’inizio della fattura, indicando nella descrizione il numero della fase dello stato di avanzamento cui il documento si riferisce
Per particolari richieste o esigenze dei clienti ai fini amministrativo-contabili, è previsto anche il codici jolly "RAC" per il TAG 1.2.6 <RiferimentoAmministrazione> con descrizione libera.
Per
l'indicazione dei riferimenti della dichiarazione d'intento, nel caso
di vendite a esportatori abituali, si possono utilizzare i campi
presenti nell'anagrafica del cliente (vedi punto 4.17.5.
Scheda Automatismi del
manuale di configurazione al quale si prega eventualmente di fare
riferimento )
oppure utilizzare il codice jolly "INTENTO"
con la descrizione della riga che riporta il numero completo del
protocollo e la data (nel formato GG/MM/AAAA) separati da una virgola,
come nell'immagine che segue:
Il
codice jolly "INTENTO" può
essere usato anche per l'utilizzo di due o più protocolli all'interno
della stessa fattura. La presenza del codice "INTENTO" in una
riga della fattura sostituisce i dati prelevati dagli automatismi
dell'anagrafica (o da una
precedente riga "INTENTO" con i riferimenti di protocollo e data del
nuovo jolly.
2.2
DATI RELATIVI AI BENI E/O
SERVIZI
Per quanto riguarda i beni e i servizi indicati nei dettagli della nuova fattura, devono essere obbligatoriamente rispettate alcune indicazioni per evitare messaggi di errore nella creazione del file XML da parte di VisualGest o da parte del portale oppure "scarti" del file da parte dell'Agenzia delle Entrate.
2.2.1 Utilizzo di caratteri speciali
Alcuni caratteri normalmente utilizzati per la fatturazione cartacea non sono accettati nel file XML della fattura elettronica. Il caso più eclatante è il simbolo dell'Euro (€) che non può essere utilizzato nel corpo della fattura ma deve essere sostituito con una "E" oppure la parola "Euro" per esteso.
Problemi possono essere generati da una serie di altri caratteri proibiti o nascosti
Alcuni caratteri proibiti sono presenti sulla tastiera, per
esempio: <
(minore) e >
(maggiore);
altri potrebbero essere causati dall'inserimento della descrizione
delle righe copiandole dal web o da una e-mail, per esempio ”
(virgolette) e ‘
(apostrofo) spesso presenti nei testi HTML del web, devono
essere sostituiti con " e ' digitandoli sulla tastiera.
Per i caratteri nascosti l'impresa è più ardua e se non si riesce ad identificare il carattere con specifici editor (per esempio notepad ++) non rimane che riscrivere la descrizione della riga con la tastiera.
2.2.2 Presenza di più codici IVA e/o esenzione
In caso di presenza, nel corpo della fattura, di più codici IVA e/o esenzione è necessario che almeno una riga di ogni codice o esenzione sia valorizzata anche con quantità e prezzo.
Per esempio, se in una fattura le righe con l'importo vengono valorizzate esenti per qualsiasi motivo e le altre righe rimangono con IVA Normale, la situazione genera una incongruenza segnalata da VisualGest per ovviare allo scarto da parte dell'Agenzia delle Entrate.
2.2.3 Quantità negative
Non è ammesso l'utilizzo di quantità negative. Per stornare un
valore (per esempio uno sconto incondizionato oppure di una
fattura d'acconto) va indicato negativo l'importo.
2.2.4 Importi su
righe senza quantità e/o senza descrizione
Non è ammesso indicare l'importo di un bene o servizio (per esempio come totale alla fine di una serie di righe descrittive) senza la quantità e senza la descrizione.
2.2.5 Codice articolo sul file XML
Se non si desidera che il codice articolo indicato sulla fattura venga riportato anche sul file XML (Tag 2.2.1.3 <CodiceArticolo>) è stato predisposto uno specifico "flag" da togliere sugli automatismi di magazzino.
2.3 NOTE D'ACCREDITO
L’emissione di eventuali Note di credito elettroniche si ottiene con le modalità descritte al punto 5.2. NOTE D'ACCREDITO nello specifico manuale della fatturazione
.Gli importi vanno indicati con valore positivo in quanto è lo specifico tipo documento (TD04) che determina la valenza negativa dell'operazione
Per l'indicazione del riferimento alla fattura cui l'accredito eventualmente si riferisce si raccomanda l'utilizzo del codice jolly "DFC".
2.4 AUTOFATTURE
L’emissione di Autofatture elettroniche si ottiene con le modalità descritte al punto 5.3. AUTOFATTURE nello specifico manuale della fatturazione
.Per l'indicazione del riferimento alla fattura del fornitore si raccomanda l'utilizzo del codice jolly "DFC"
Si ricorda anche la possibilità di utilizzare eventuali codici
IVA specifici per distinguere nei progressivi IVA varie tipologie di
inversione contabile.
L'Agenzia delle Entrate non ha previsto un Tipo Documento
specifico per le "Auto Note di Credito", per lo storno di una
Autofattura si deve inserire una ulteriore autofattura con gli stessi
dati di quella originamela con importi
negativi,
2.5 FATTURE DA DDT
L’emissione di fatture elettroniche da DdT si ottiene con le modalità descritte al punto 6.1. FATTURE DA DDT nello specifico manuale della fatturazione
.L'indicazione dei riferimenti dei DdT nella fattura elettronica segue una logica particolare che prevede l'indicazione del nr. dei DdT e delle righe del corpo cui si riferiscono in uno specifico blocco di dati.
Questa operazione avviene automaticamente a condizione che il riferimento del DdT sulla riga della fattura sia scritto rispettando la seguente specifica sintassi: "D.d.T. nr. " seguito dal numero del DdT seguito dalla data nel formato GG/MM/AAAA ovvero la sintassi con cui i DdT vengono automaticamente inseriti nella fattura dal programma di fatturazione da DdT.
In caso di inserimento manuale dei riferimenti dei DdT sul corpo della fattura si deve indicare nella corretta sintassi appena descritta oppure ricorrere al codice jolly "DDT" descritto al punto 2.1.2 Codici jolly di questa guida.
2.6 FATTURE DA ORDINI
L’emissione di fatture elettroniche da Ordini si ottiene con le modalità descritte al punto 6.2. FATTURE DA ORDINI nello specifico manuale della fatturazione
.3. CREAZIONE DEI FILE XML
La creazione dei file XML delle fatture elettroniche si può ottenere con 2 modalità:
-
direttamente dall'introduzione della fattura con lo specifico gruppo "Opzioni XML" presente sul piede della maschera (vedi punto "OPZIONI XML" del manuale di fatturazione);
-
con la scelta "Stampa fatture" dal menu gestionale (vedi punto 7.1. STAMPA FATTURE del manuale di fatturazione) .
|
|
|
| Introduzione fatture |
Stampa fatture |
Indipendentemente dalla modalità scelta, i file vengono salvati
automaticamente nella cartella stabilita nell'impostazione
dell'anagrafica ditta (vedi punto 4.24
Anagrafica ditta del
Manuale di configurazione al quale si prega di fare riferimento.) con possibilità di accedere alla
cartella rispondendo affermativamente alla specifica richiesta.
In alternativa, se impostato negli automatismi è possibile "Creare e inviare PEC" al SDI con allegato il file XML.
Struttura e la numerazione dei file XML è imposta dalle specifiche dell'Agenzia delle entrate e a questa bisogna attenersi se l'invio avviene tramite PEC o caricamento sul portale "Fatture e Corrispettivi" dell'Agenzia delle Entrate..
Avvalendosi dei servizi messi a disposizione dai portali a pagamento (Aruba, TS Digital, Zucchetti, ecc.) i file possono invece avere una numerazione personalizzata che consente a VisualGest di nominare il file XML con un suffisso che ne identifichi l'anno seguito dall'eventuale lettera identificativa, seguita dal numero del documento.
Per questa impostazione si prega di consultare il punto 4.13.1.
Scheda Generale degli automatismi della fatturazione nel manuale di
configurazione .
Si ricorda che nel caso di emissione di fatture alla Pubblica Amministrazione da inviare via PEC o caricare sul portale dell'Agenzia delle Entrate, queste devono essere preventivamente firmate digitalmente con programmi di “Firma digitale” che aggiungano il suffisso p7m al nome del file; il file da inviare non è l’XML originale generato da VisualGest ma il file (.xml.p7m) generato dal programma di “Firma” digitale.
4. TABELLA RIASSUNTIVA CODICI “JOLLY”
In ordine alfabetico:| Codice Jolly | Descrizione | Blocco di Dati o TAG XML |
Oggetto |
|---|---|---|---|
|
CAU |
Tutta la descrizione |
<Causale> |
Descrizione della causale del documento |
|
CCC |
Tutta la descrizione |
<CodiceCommessaConvenzione> |
Codice della Commessa o della Convenzione |
|
CIG
|
Max. 15 caratteri |
<CodiceCIG> |
Codice Identificativo Gara |
|
CUP |
Max. 15 caratteri |
<CodiceCUP> |
Codice Unitario Progetto |
|
DCT |
Numero,Data |
<DatiContratto> |
Dati relativi al contratto dal quale scaturisce la cessione/prestazione oggetto del documento fattura |
|
DCV |
Numero,Data |
<DatiConvenzione> |
Dati relativi alla convenzione dalla quale scaturisce la cessione/prestazione oggetto del documento fattura |
|
DDT |
Numero,Data |
<DatiDDT> |
Dati relativi al DdT se gestito manualmente |
|
|
Numero,Data |
<DatiFattureCollegate> |
Dati relativi alla fattura alla quale si collega il documento in oggetto |
|
DOA |
Numero,Data |
<DatiOrdineAcquisto> |
Dati relativi all’ordine di acquisto dal quale scaturisce la cessione/prestazione oggetto del documento fattura. (Obbligatorio in caso di CCC e/o CUP e/o CIG) |
|
DRC |
Numero,Data |
<DatiRicezione> |
Dati relativi alla ricezione dei beni/servizi oggetto del documento fattura. |
|
INTENTO |
Numero,Data |
<AltriDatiGestionali> |
Blocco che consente di agli utenti di inserire, con riferimento ad una linea di dettaglio, informazioni utili ai fini amministrativi, gestionali etc. |
|
RAC |
Tutta la descrizione |
<RiferimentoAmministazione> |
Codice identificativo del cedente / prestatore ai fini amministrativo-contabili |
|
|
Numero |
<DatiSAL> |
Dati relativi ai casi di fattura per stato di avanzamento lavori. Numero della Fase dello stato di avanzamento cui il documento si riferisce |
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