INDICAZIONI PER LA CORRETTA EMISSIONE

DELLE FATTURE ELETTRONICHE




1. IMPOSTAZIONI E AUTOMATISMI


Per procedere alla creazione dei file  XML da inviare al Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate, sono necessarie alcune integrazioni da operare sull’Anagrafica ditta, sulle eventuali Esenzione, sull’Anagrafica dei Clienti e sui Pagamenti.



1.1 ANAGRAFICA DITTA

È stata predisposta una scheda specifica con le integrazioni come spiegato al punto 4.24.2. Integrazioni Fatturazione Elettronica del manuale di configurazione al quale si prega eventualmente di fare riferimento .



1.2 CODICI ESENZIONE IVA

In caso di gestione di beni o servizi senza applicazione dell'IVA è necessario classificare correttamente i codici esenzioni come spiegato al punto 4.2. ESENZIONI IVA del manuale di configurazione al quale si prega eventualmente di fare riferimento .

1.3 ANAGRAFICA DEI CLIENTI

Sull'anagrafica dei clienti è necessario controllare la correttezza della "Denominazione" o "Nome" e "Cognome" del cliente in quanto saranno i dati utilizzata nella creazione del file XML in luogo della "Ragione sociale" utilizzata per la contabilità e il magazzino.

Per maggiori informazioni si prega di consultare il punto 4.17.1. Scheda Indirizzo del manuale di configurazione .

È Inoltre necessario verificare l'impostazione del "Codice univoco ufficio" per gli Enti oppure il "Codice destinatario" per gli altri clienti come spiegato al punto 4.17.5. Scheda Automatismi del manuale di configurazione al quale si prega eventualmente di fare riferimento


1.4 PAGAMENTI


Nella parte inferiore dei pagamenti è presente una sezione dedicata al collegamento di queste informazioni con le regole della fatturazione elettronica,

Per maggiori informazioni si prega di consultare il punto 4.8. PAGAMENTI del manuale di configurazione al quale si prega eventualmente di fare riferimento .

1.5 AUTOMATISMI FATTURAZIONE

Per semplificare l'introduzione delle fatture elettroniche conviene impostare nella scheda "Generale" degli "Automatismi della fatturazione" i campi che la riguardano.


Per maggiori informazioni si prega di consultare il punto 4.13.1. Scheda Generale del manuale di configurazione al quale si prega eventualmente di fare riferimento .

Se necessario creare e impostare delle causali specifiche si prega di consultare il punto 4.5. CAUSALI CONTABILI del manuale di configurazione al quale si prega eventualmente di fare riferimento .



2. EMISSIONE DELLA FATTURA

L’emissione delle fatture si ottiene con le modalità descritte al punto 5.1. FATTURE  nello specifico manuale della fatturazione .

2.1 DATI GENERALI

La filosofia del procedimento non contempla logicamente la “lettura umana” delle informazioni e la struttura del sistema obbliga a integrare l’attuale modalità per riportare alcune informazioni relative, per esempio, al numero e alla data del documento di trasporto (D.d.T) nel caso di fattura differita, oppure al numero e alla data dell’Ordine di acquisto, al Codice Identificativo Gara, ecc.

2.1.1 Codici jolly

Per non sconvolgere il programma di fatturazione tradizionale, la compilazione dei campi relativi al blocco dei dati generali, ove possibile, si ottiene con l'utilizzo di codici "Jolly" e l'indicazione dei valori sulla descrizione dell'articolo con l'utilizzo di eventuali separatori.

I codici Jolly possono essere preventivamente inseriti come spiegato al punto  4.21. ARTICOLI del manuale di configurazione al quale si prega eventualmente di fare riferimento ..

2.1.1.1 CAU (Causale)

Per esempio, per inserire il dato con ID 2.1.1.11 e Tag XML  <Causale> relativo alla "causale del documento" bisogna utilizzare il codice Jolly "CAU" e nella descrizione indicare il contenuto. A tal proposito, essendo, in VisualGest, limitata a 60 caratteri la sua lunghezza, compilare, eventualmente, una seconda riga della fattura sempre con il codice jolly "CAU" e il resto della descrizione come nell'immagine che segue:

2.1.1.2 DDT (D.d.T.)

Nel caso di fattura differita, per quanto riguarda i riferimenti del D.d.T., il programma ne intercetta automaticamente il numero e la data, dal riferimento indicato nella descrizione sulle righe della fattura. Tuttavia, in caso di mancanza del D.d.T., in alternativa, si può utilizzare il codice Jolly di magazzino "DDT" nella descrizione del quale va indicato il numero del DdT e la sua data (nel formato GG/MM/AAAA), separati da una virgola.

Quindi, per esempio, per indicare il DdT n. 125 del 6 giugno 2014, compilare la prima riga della fattura come nell'immagine che segue:



2.1.1.3 DOA (Dati Ordine Acquisto), DCT (Contratto), DCV (Convenzione) e DRC (Ricezione),

Per emettere fatture elettroniche alla Pubblica Amministrazione è necessario indicare eventuali codici CUP e/o CIG la cui valorizzazione è necessaria al fine di consentire un collegamento con il processo di approvvigionamento e, di conseguenza, la possibile dematerializzazione del ciclo passivo. Tali informazioni non sono obbligatorie per la validità formale della fattura elettronica ma la loro definizione nel rapporto contrattuale è fortemente consigliata in quanto la loro valorizzazione è propedeutica alla dematerializzazione del ciclo passivo delle amministrazioni oppure è richiesta dall’obbligo di tracciabilità dei flussi finanziari. (Art. 3 e 6 della Legge 13 agosto 2010, n. 136 e art. 6 della Legge 17 dicembre 2010, n. 217 di conversione, con modificazioni, del decreto-legge 12 novembre 2010, n. 187.)

Questi dati possono essere gestiti con la tecnica dei codici jolly di magazzino come nella seguente tabella:

Blocco di Dati Oggetto Codice Jolly
<DatiOrdineAcquisto> Dati relativi all’ordine di acquisto dal quale scaturisce la cessione/prestazione oggetto del documento fattura. DOA
<DatiContratto> Dati relativi al contratto dal quale scaturisce la cessione/prestazione oggetto del documento fattura DCT
<DatiConvenzione> Dati relativi alla convenzione dalla quale scaturisce la cessione/prestazione oggetto del documento fattura DCV
<DatiRicezione> Dati relativi alla ricezione dei beni/servizi oggetto del documento fattura. DRC

Per ognuno di questi  "blocchi di dati" deve essere utilizzata una riga della fattura con il codice jolly relativo al blocco stesso, indicando nella descrizione della riga della fattura, il numero e la data (nel formato GG/MM/AAAA) separati da virgola. In mancanza della data indicare soltanto il numero.


2.1.1.4 CCC, CUP e CIG

Sulle righe immediatamente successive a quella relativa al particolare tipo di "blocco di dati", sempre con l'utilizzo di codici jolly, possono essere indicati gli eventuali dati relativi ai codici CCC (Codice della Commessa o della Convenzione), CUP (Codice Unitario Progetto) e/o CIG (Codice Identificativo Gara),  come schematizzato nella seguente tabella:

Dato Oggetto Codice Jolly
<CodiceCommessaConvenzione> Codice della Commessa o della Convenzione CCC
<CodiceCUP> Codice Unitario Progetto CUP
<CodiceCIG>
Codice Identificativo Gara CIG


Attenzione: la procedura di controllo del Sistema d'interscambio considera questi tre dati come dipendenze dei "blocchi di dati" pertanto non può essere indicato il codice "CCC" o "CUP" o "CIG" orfano di un codice "Blocco di Dati".

Per esempio, per indicare i dati relativi all’ordine n. 14025C del 31 dicembre 2014 al quale è stato assegnato il CUP 18000010004 e il  CIG Z5C0BF8D73 vanno utilizzate 3 righe, all’inizio della fattura, come nella seguente immagine:






2.1.1.5 DFC (Dati Fatture Collegate) e SAL (Stato Avanzamento Lavori)

Relativamente ai <DatiGenerali> della fattura elettronica sono previsti anche altri codici Jolly per i tag  <DatiFattureCollegate> (Dati relativi alla fattura alla  quale si collega il documento in oggetto) e <DatiSAL>  (Dati relativi ai casi di fattura per stato di avanzamento lavori) come nella seguente tabella:



TAG XML
Oggetto Codice Jolly
<DatiFattureCollegate> Dati relativi alla fattura alla quale si collega il documento in oggetto DFC
<DatiSAL> Dati relativi ai casi di fattura per stato di avanzamento lavori
(Numero della fase dello stato di avanzamento cui il documento si riferisce)
SAL

Per il codice Jolly DFC, utilizzare una riga all’inizio della fattura, indicando nella descrizione il numero del documento collegato e la sua data nel formato GG/MM/AAAA) separati da una virgola. Il numero della fase dello stato di avanzamento cui il documento si riferisce.

2.1.1.6 RAC (Riferimento Amministrazione)

Per particolari richieste o esigenze dei clienti ai fini amministrativo-contabili, è previsto anche il codice jolly "RAC" per il TAG 1.2.6 <RiferimentoAmministrazione> con descrizione libera.


2.1.1.7 INTENTO (Dati del protocollo della Dichiarazione d'Intento)

Per l'indicazione dei riferimenti della dichiarazione d'intento, nel caso di vendite a esportatori abituali, si possono utilizzare i campi presenti nell'anagrafica del cliente (vedi punto 4.17.5. Scheda Automatismi del manuale di configurazione al quale si prega eventualmente di fare riferimento ) oppure utilizzare il codice jolly "INTENTO" con la descrizione della riga che riporta il numero completo del protocollo e la data (nel formato GG/MM/AAAA) separati da una virgola, come nell'immagine che segue:


Il codice jolly INTENTO può essere usato anche per l'utilizzo di due o più protocolli all'interno della stessa fattura. La presenza del codice INTENTO in una riga della fattura sostituisce i dati prelevati dagli automatismi dell'anagrafica (o da una precedente riga "INTENTO" con i riferimenti di protocollo e data del nuovo jolly.

N.B. I riferimenti della Dichiarazione d'Intento, indipendentemente dalla loro origine (Anagrafica Cliente o Codice Jolly) vengono applicati unicamente alle righe della fattura la cui "Natura" dell'esenzione è classificata come N3.5 (non imponibili - a seguito di dichiarazioni d'intento).

Per maggiori informazioni a riguardo consultare il punto  4.2 ESENZIONI IVA del manuale di configurazione al quale si prega eventualmente di fare riferimento .


2.2 DATI RELATIVI AI BENI E/O SERVIZI 


Per quanto riguarda i beni e i servizi indicati nei dettagli della nuova fattura, devono essere obbligatoriamente rispettate alcune indicazioni per evitare messaggi di errore nella creazione del file XML da parte di VisualGest o da parte del portale oppure "scarti" del file da parte dell'Agenzia delle Entrate.

2.2.1 Utilizzo di caratteri speciali

Alcuni caratteri normalmente utilizzati per la fatturazione cartacea non sono accettati nel file XML della fattura elettronica. Il caso più eclatante è il simbolo dell'Euro (€) che non può essere utilizzato nel corpo della fattura ma deve essere sostituito con una "E" oppure la parola "Euro" per esteso.

Problemi possono essere generati da una serie di altri caratteri proibiti o nascosti.

Alcuni caratteri proibiti sono presenti sulla tastiera, per esempio: < (minore) e > (maggiore); altri potrebbero essere causati dall'inserimento della descrizione delle righe copiandole dal web o da una e-mail. Per esempio: (virgolette) e  (apostrofo) spesso presenti nei testi HTML del web, devono essere sostituiti con " e ' digitandoli  sulla tastiera, la differenza si nota per l'inclinazione dei caratteri web rispetto a quelli digitati da tastiera.

Per i caratteri nascosti l'impresa è più ardua e se non si riesce ad identificare il carattere con specifici editor (per esempio Notepad++) non rimane che riscrivere la descrizione della riga con la tastiera.

2.2.2 Presenza di più codici IVA e/o esenzione

In caso di presenza, nel corpo della fattura, di più codici IVA e/o esenzione è necessario che almeno una riga di ogni codice o esenzione sia valorizzata anche con quantità e prezzo.

Per esempio, se in una fattura le righe con l'importo vengono valorizzate esenti per qualsiasi motivo e le altre righe rimangono con IVA Normale, la situazione genera una incongruenza segnalata da VisualGest per ovviare allo scarto da parte dell'Agenzia delle Entrate.

2.2.3 Quantità negative

Non è ammesso l'utilizzo di quantità negative. Per stornare un valore (per esempio uno sconto incondizionato oppure  di una fattura d'acconto) va indicato negativo l'importo.


2.2.4 Importi su righe senza quantità e/o senza descrizione

Non è ammesso indicare l'importo di un bene o servizio (per esempio come totale alla fine di una serie di righe descrittive) senza la quantità e senza la descrizione.

2.2.5 Codice articolo sul file XML

Se non si desidera che il codice articolo indicato sulla fattura venga riportato anche sul file XML (Tag 2.2.1.3   <CodiceArticolo>) è stato predisposto uno specifico "flag" da togliere sugli automatismi di magazzino.

 


2.3 NOTE D'ACCREDITO


L’emissione di eventuali Note di credito elettroniche si ottiene con le modalità descritte al punto 5.2. NOTE D'ACCREDITO nello specifico manuale della fatturazione .

Gli importi vanno indicati con valore positivo in quanto è lo specifico tipo documento (TD04) che determina la valenza negativa dell'operazione

Per l'indicazione del riferimento alla fattura cui l'accredito eventualmente si riferisce si raccomanda l'utilizzo del codice jolly "DFC".

 

2.4 AUTOFATTURE


L’emissione di Autofatture elettroniche si ottiene con le modalità descritte al punto 5.3. AUTOFATTURE nello specifico manuale della fatturazione .

Per l'indicazione del riferimento alla fattura del fornitore si raccomanda l'utilizzo del codice jolly "DFC"

Si ricorda anche la possibilità di utilizzare eventuali codici IVA specifici per distinguere nei progressivi IVA varie tipologie di inversione contabile.

L'Agenzia delle Entrate non ha previsto un Tipo Documento specifico per le "Auto Note di Credito", per lo storno di una Autofattura si deve inserire una ulteriore autofattura con gli stessi dati di quella originamela con importi negativi,


2.5 FATTURE DA DDT


L’emissione di fatture elettroniche da DdT si ottiene con le modalità descritte al punto 6.1. FATTURE DA DDT nello specifico manuale della fatturazione .
 

L'indicazione dei riferimenti dei DdT nella fattura elettronica segue una logica particolare che prevede l'indicazione del nr. dei DdT e delle righe del corpo cui si riferiscono in uno specifico blocco di dati.

Questa operazione avviene automaticamente a condizione che il riferimento del DdT sulla riga della fattura sia scritto rispettando la seguente specifica sintassi: "D.d.T. nr. " seguito dal numero del DdT seguito dalla data nel formato GG/MM/AAAA ovvero la sintassi con cui i DdT vengono automaticamente inseriti nella fattura dal programma di fatturazione da DdT.

In caso di inserimento manuale dei riferimenti dei DdT sul corpo della fattura si deve indicare nella corretta sintassi appena descritta oppure ricorrere al codice jolly "DDT" descritto al punto 2.1.2 Codici jolly di questa guida.


2.6 FATTURE DA ORDINI



L’emissione di fatture elettroniche da Ordini si ottiene con le modalità descritte al punto 6.2. FATTURE DA ORDINI nello specifico manuale della fatturazione .

3. CREAZIONE DEI FILE XML


La creazione dei file XML delle fatture elettroniche si può ottenere con 2 modalità:

  • direttamente dall'introduzione della fattura con lo specifico gruppo "Opzioni XML" presente sul piede della maschera (vedi punto "OPZIONI XML" del manuale di fatturazione);

  • con la scelta "Stampa fatture" dal menu gestionale (vedi punto 7.1. STAMPA FATTURE del manuale di fatturazione) .


Introduzione fatture
Stampa fatture
 

Indipendentemente dalla modalità scelta, i file vengono salvati automaticamente nella cartella stabilita nell'impostazione dell'anagrafica ditta (vedi punto 4.24 Anagrafica ditta del Manuale di configurazione al quale si prega di fare riferimento.) con possibilità di accedere alla cartella rispondendo affermativamente alla specifica richiesta.

In alternativa, se impostato negli automatismi è possibile "Creare e inviare PEC" al SDI con allegato il file XML.

Struttura e la numerazione dei file XML è imposta dalle specifiche dell'Agenzia delle entrate e a questa bisogna attenersi se l'invio avviene tramite PEC o caricamento sul portale "Fatture e Corrispettivi" dell'Agenzia delle Entrate.

Avvalendosi dei servizi messi a disposizione dai portali a pagamento (Aruba, TS Digital, Zucchetti, ecc.) i file possono invece avere una numerazione personalizzata che consente a VisualGest di nominare il file XML con un suffisso che ne identifichi l'anno seguito dall'eventuale lettera identificativa, seguita dal numero del documento.

Per questa impostazione si prega di consultare il punto 4.13.1. Scheda Generale degli automatismi della fatturazione nel manuale di configurazione .

Si ricorda che nel caso di emissione di fatture alla Pubblica Amministrazione da inviare via PEC o caricare sul portale dell'Agenzia delle Entrate, queste devono essere preventivamente firmate digitalmente con programmi di “Firma digitale” che aggiungano il suffisso ".p7m" al nome del file; il file da inviare non è l’XML originale generato da VisualGest ma il file (.xml.p7m) generato dal programma di “Firma” digitale.


4. TABELLA RIASSUNTIVA CODICI “JOLLY” 

In ordine alfabetico:

Codice Jolly Descrizione Blocco di Dati o TAG XML
Oggetto

CAU

Tutta la descrizione

<Causale>

Descrizione della causale del documento

 CCC

Tutta la descrizione

<CodiceCommessaConvenzione>

Codice della Commessa o della Convenzione
(Se previsti, va indicato prima del CUP e del CIG)

 CIG


Max. 15 caratteri

<CodiceCIG>

Codice Identificativo Gara
(Deve obbligatoriamente essere preceduta da una riga con Dati Ordine Acquisto: DOA, o Dati Contratto: DCT,
oppure Dati Convenzione: DCV)

CUP

Max. 15 caratteri

<CodiceCUP>

Codice Unitario Progetto
(Se previsto, va indicato prima del CIG)

DCT

Numero,Data

<DatiContratto>

Dati relativi al contratto dal quale scaturisce la cessione/prestazione oggetto del documento fattura

DCV

Numero,Data

<DatiConvenzione>

Dati relativi alla convenzione dalla quale scaturisce la cessione/prestazione oggetto del documento fattura

DDT

 Numero,Data

<DatiDDT>

Dati relativi al DdT se gestito manualmente

 
DFC

Numero,Data

<DatiFattureCollegate>

Dati relativi alla fattura alla quale si collega il documento in oggetto

DOA

Numero,Data

<DatiOrdineAcquisto>

Dati relativi all’ordine di acquisto dal quale scaturisce la cessione/prestazione oggetto del documento fattura. (Obbligatorio in caso di CCC e/o CUP e/o CIG)

DRC

Numero,Data

<DatiRicezione>

Dati relativi alla ricezione dei beni/servizi oggetto del documento fattura.

INTENTO

Numero,Data

<AltriDatiGestionali>

Blocco che consente di agli utenti di inserire, con riferimento ad una linea di dettaglio, informazioni utili ai fini amministrativi, gestionali etc.

RAC

Tutta la descrizione

<RiferimentoAmministazione>

Codice identificativo del cedente / prestatore ai fini amministrativo-contabili


SAL

Numero

<DatiSAL>

Dati relativi ai casi di fattura per stato di avanzamento lavori. Numero della Fase dello stato di avanzamento cui il documento si riferisce

 

 

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